PROGRAMMARE UNA GIORNATA DI LAVORO IN 10 PASSI

Sfruttare al meglio la propria giornata di lavoro e portare a termine ogni impegno nel minor tempo possibile può sembrare un’impresa ardua da realizzare. Spesso ci si ritrova a desiderare che il giorno duri più di 24 ore, per avere la certezza di riuscire a star dietro ad ogni cosa. Eppure esiste un sistema per mettere da parte ansia e preoccupazioni inutili e programmare un’intensa giornata di lavoro nel modo più efficiente possibile. Ecco 10 semplici consigli per far fruttare il proprio tempo sul posto di lavoro.

1 Pianificare minuziosamente le attività della settimana Fatta eccezione per gli impegni imprevisti che si presentano all’ultimo minuto, il piano di lavoro può essere pensato ed organizzato con largo anticipo. E’ per questo che può essere utile fare un programma preciso per l’intera settimana, assegnando a ciascun giorno un determinato numero di compiti e faccende da portare a termine.

2 Prendere appunti per non dimenticare nulla Pensare e pianificare di fare qualcosa in un determinato giorno della settimana non è sufficiente ad ottimizzare il proprio tempo, se poi si rischia di dimenticare ciò che si era progettato. Per evitare eventuali scherzi della memoria, la soluzione è quella di aiutarsi con carta e penna, magari con un calendario da stampare.

3 Fare una lista delle priorità Non tutti gli impegni hanno pari importanza e qualcuno può essere più essenziali di altri nella buona riuscita del proprio lavoro d’ufficio. Per questo è di grande aiuto avere ben in mente una lista delle cose da fare in base ad un criterio di priorità ed importanza.

4 Stabilire un limite di tempo per ogni attività Ci sono compiti che possono essere portati a termine in poco più di 10 minuti ed altri che invece richiedono ore di concentrazione e di lavoro intenso. Una volta stabilita la quantità di tempo che si vuole dedicare ad una certa attività, è buona regola attenersi a quell’intervallo di tempo e non sforare.

5 Non lasciarsi prendere dall’ansia delle scadenze Gli studi di psicologia dimostrano che una delle cause di rendimento deludente sul posto di lavoro è l’ansia di non riuscire a portare a termine un compito qualunque nel tempo richiesto. Organizzarsi per tempo evitando di consegnare il lavoro a ridosso della data di scadenza può aiutare a dominare questo stato di tensione emotiva.

6 Svolgere un’attività alla volta Sono in molti a definirsi multitasking, capaci cioè di assolvere a più compiti contemporaneamente. In realtà la questione è più complessa di così, a meno che non si possiede un’intelligenza computerizzata. Infatti, se è vero che si può essere in grado ad esempio di rispondere al telefono e scrivere al computer nello stesso momento, è anche vero che le possibilità di commettere errori o dimenticare qualcosa aumentano in modo esponenziale.

7 Rimanere concentrati Avere attorno a sé un ambiente poco rumoroso e caotico, capace di prevenire le distrazioni ed incentivare il lavoro produttivo, può essere di grande supporto per mantenere desta la concentrazione.

8 Non posticipare mai “Non rimandare a domani quello che potresti fare oggi” recita il proverbio e mai come in questo caso la saggezza degli antichi si rivela un consiglio prezioso.

9 Mettere in conto gli imprevisti Per sua stessa natura tutto ciò che è imprevisto non può essere oggetto di previsione preventiva. E’ utile però pensare per tempo all’idea che qualcosa possa far slittare i propri piani.

10 Avere chiaro l’obiettivo finale Il segreto del successo e di una buona gestione del proprio tempo è quello di non perdere mai di vista l’obiettivo finale.